La reunión de trabajo es un elemento imprescindible del día a día en los negocios. Algunas empresas acostumbran a tenerlas con absurda frecuencia, mientras que otras las descuidan y subestiman.

La realidad es que estas reuniones son absolutamente necesarias para mantener a los profesionales del equipo en la misma sintonía, todos trabajando por un fin común, lo que permite la sinergia que las empresas necesitan para seguir moviéndose hacia adelante y crecer.

Pero las reuniones de trabajo efectivas son toda una ciencia. La inmensa mayoría de los profesionales de hoy en día se ven envueltos en reuniones caracterizadas por los malos hábitos, lo que conduce a perder tiempo y lograr poco a cambio de lo invertido.

Por ello, en Meetwork nos preguntamos, ¿cómo hacer más productivas las reuniones de trabajo?

Definir tiempos breves y claros

Uno de los mayores pecados en cuanto a las reuniones de trabajo es sentarse con el equipo sin previamente haber definido unos tiempos para dicha reunión. Sin tener este factor claro, todos los participantes se embarcan a hablar sin priorizar y a dedicarle mucho tiempo a temas irrelevantes o de escasa importancia.

 

Antes de empezar la reunión, . Lo mejor es establecer un límite de tiempo que cree urgencia entre los participantes y que no permita extenderse demasiado en temas vagos, lo que sacrifica tiempo valioso.

Elige el Papel sobre el Portátil

Tomar notas durante la reunión es una necesidad para llevarse el máximo de información útil. Sin embargo, uno de los hábitos más sanos para hacer más productivas las reuniones de trabajo es tomar estas notas con papel y bolígrafo, descartando el portátil en todo caso.

Escribir a mano activa áreas de nuestro cerebro que estimulan el aprendizaje y la absorción efectiva de información. A su vez, el portátil plantea muchas distracciones que nos pueden hacer perder el foco con facilidad.

Empieza con el Fin en Mente

Toda reunión de trabajo tiene que empezar teniendo clara la dirección y finalidad. No se puede empezar con un objetivo vago, el cual dé cabida a la reunión para perder el carril.

Cuando los participantes tienen claro el fin de la reunión que se está llevando a cabo, toda la información expresada adopta un sentido más claro y conclusiones productivas se generan con mayor facilidad.

Estimula la Implicación de los Presentes

Para muchos profesionales es fácil perderse en el desarrollo de la reunión. Esto no significa que no estén comprometidos con el proyecto o que sean unos irresponsables. Al contrario, esto puede ser consecuencia del agotamiento debido al mismo trabajo.

Por ende, quien dirige las reuniones de trabajo tiene el deber de accionar los mecanismos necesarios que permitan el mayor grado de implicación por parte de los presentes. Una manera fantástica de lograrlo es haciendo preguntas concretas al final de la reunión. Excelentes ejemplos de esto son:

  • En una oración, ¿qué fue lo más valioso de haber tenido esta reunión?
  • ¿Qué información transmitida durante la reunión te permitirá mejorar tu trabajo y cómo?
  • ¿Qué lograrás la semana entrante con respecto al proyecto actual?

 

Doris Machado

CEO Meetwork