Las reuniones de trabajo son un elemento fundamental del día a día, seamos profesionales autónomos o trabajadores en grandes organizaciones. Con frecuencia debemos sentarnos a conversar, a intercambiar ideas, a definir estrategias y a conseguir puntos medios en temas polémicos.
La mala noticia es que las reuniones de trabajo pierden el rumbo muy fácilmente. Sin el debido control y medidas preventivas, podríamos terminar perdiendo valiosos minutos o, en el peor de los casos, el sentido de la reunión.
En Meetwork somos expertos en tener reuniones de éxito y gran provecho. Por ello hoy aprovechamos para compartir los 5 pasos necesarios para conseguir los mejores resultados cada vez que te sientes con tu equipo o clientes.
No es suficiente con que la reunión tenga una finalidad o un tema general que tratar. Es necesario crear una planificación en donde se pueda apreciar la estructura ideal de la reunión.
Cada punto dentro de la reunión debe responder a necesidades e interrogantes que interesan responder. Tener una planificación clara antes de entrar a la sala de reuniones funciona extraordinariamente para mantener siempre la dirección y llegar a las conclusiones que convienen al negocio.
Dentro de la planificación en donde se detallan los puntos a tratar, no hay que olvidar definir plazos de tiempo para tratar cada tema. ¿Por qué es tan importante poner barreras de tiempo en el camino de la reunión? Pues el uso de estos límites aumentará exponencialmente la eficiencia de la reunión, generando la urgencia de abordar los temas de forma precisa y poco vaga.
Una breve reunión se puede transformar en una improductiva jornada de varias horas cuando no se establecen los debidos límites de tiempo, tanto para cada punto como para la reunión completa. Por lo general, la duración de la reunión debería ser la suma de todos los puntos de interés más un espacio de tiempo para aclarar dudas.
Justo de ese espacio de tiempo para las dudas hay que hablar. Una reunión es en menor o mayor medida exitosa cuando todos los puntos no solo son abordados sino aclarados. Los interlocutores podrían tener, como cualquiera, la dificultad de aclarar las ideas más complejas en una primera oportunidad. Por ello, hay que crear las condiciones para repasar rápidamente las dudas generadas y aclararlas de una vez por todas.
Dependiendo del número de puntos a tratar y su complejidad, hay que definir un espacio justo antes de acabar la reunión para que todos aquellos que tengan dudas puedan comentarlo y recibir explicaciones. También es importante que todos aquellos participantes se sientan cómodos de comunicar cuando no entienden algo.
Muchas personas utilizan sus portátiles y móviles para tomar notas durante las reuniones. Sin embargo, muchos expertos insisten en que este es un enfoque contraproducente. Nuestros dispositivos, a pesar de lo útiles que son, también resultan ser una fuente ilimitada de distracciones.
Por ello, si se quiere que los presentes se involucren realmente con los temas a tratar durante la reunión, lo ideal es que las notas se tomen a papel y lápiz, dejando los medios electrónicos de lado.
Quien es responsable o planificador de la reunión debe además designar a un encargado de dirigir la dirección y asegurarse de que todo vaya según lo planificado. Muchas veces este es un rol que desempeña ese mismo planificador.
La idea es llevar los tiempos por cada punto y evitar que se invierta demasiado tiempo en temas irrelevantes o que no aporten valor a la conversación.
Si aplicas estos 5 pasos accionables a tus reuniones, la mejoría será evidente. Dentro de poco podrás disfrutar de reuniones eficientes, más productivas e invirtiendo mucho menos tiempo.
“Una organización ganadora es un entorno de desarrollo personal y profesional, en el que cada individuo asume la responsabilidad y comparte la propiedad”
